Kaizen 2 go 159 : Digitale Kanzleiprozesse

 

Inhalt der Episode:

  • Welche Themen werden in der Rechtsberatung von der Digitalisierung erfasst?
  • Welche Rolle spielen Kanzleiprozesse bei der Digitalisierung? Welche Voraussetzungen gibt es?
  • Wie wird die Digitalisierung die Arbeit von Rechtsanwälten und RA-Fachangestellten verändern?
  • Welche Risiken bestehen, wenn die Entwicklung verpasst wird?
  • Was haben Mandanten von der Digitalisierung der Kanzleiprozesse?
  • Wie kann der Einstieg in die digitale Kanzleiprozesse aussehen? Ist die Digitalisierung in Kanzleien nur der Einsatz von Software?
  • Was ist dabei besonders zu beachten? Was macht die Digitalisierung in Kanzleien besonders?
  • Welche Rolle spielt der Faktor Mensch bei der Digitalisierung von Kanzleiprozessen? Wie können Widerstände und Ängste überwunden oder vermieden werden?
    Was können andere Branchen von der Digitalisierung in RA-Kanzleien lernen?

Notizen zur Episode:

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode Kaizen 2 go 159 – Digitale Kanzleiprozesse

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Andreas Duckstein bei mir im Podcastgespräch. Er ist Rechtsanwalt, Inhaber einer Kanzlei und einer GmbH, die sich mit Digitalisierung in dem Umfeld beschäftigt. Hallo Andreas.

Andreas Duckstein: Grüß dich, Götz. Hallo.

Götz Müller: Schön, dass du dabei bist heute. Jetzt hast du ja, ich sag mal zwei Standbeine, erzähl mal ein bisschen was grundsätzlich über dich noch.

Andreas Duckstein: Also grundsätzlich ist es so, dass ich Rechtsanwalt bin in einer Kanzlei in Radebeul bei Dresden. Wir beschäftigen uns da vorwiegend mit Verkehrsrecht und Personenschäden, also Arzthaftungssachen als Nebenprodukt und die Arbeit als Anwalt hat relativ frühzeitig schon dazu geführt, dass ich mich mit diesem Thema Automatisierung von Kanzleiabläufen, Effektivierungen auseinandergesetzt habe und einfach so die auf dieses ferne Ziel, so vor zehn Jahren, mal hingearbeitet habe, paperless office und dort war es dann einfach so, dass du diese Faszination, die dabei für mich sich entwickelt hat, 2016 dann eben dazu geführt hat, dass ich eine Firma gegründet habe, die eben genau für Anwaltskanzleien digitale Lösungen erarbeitet und umsetzt. Das heißt also, wir digitalisieren Kanzleien im Prinzip ab dem Status an, wo sie gerade stehen. Einige sind da schon ein bisschen weiter, andere, sage ich mal, noch nicht ganz so weit und die nehmen wir im Prinzip dort auf, wo sie sind, analysieren die Prozesse, was die machen und gehen dann im Prinzip mit denen in die digitale Welt, sodass es eben einen einfachen, sicheren und reibungslosen Übergang gibt.

Götz Müller: Jetzt kann ich mir vorstellen, dass jetzt nicht jeder Zuhörer so den tiefen Einblick in das Leben eines Rechtsanwalts hat. Das Stichwort wäre bei mir jetzt eben Rechtsberatung. Was sind denn so grundsätzlich Elemente, die man da digitalisieren kann?

Andreas Duckstein: Na ja, bei der Rechtsberatung kannst du eigentlich, oder beziehungsweise nicht kannst du, sondern es passiert halt gerade, alles digitalisieren, was in irgendeiner Form digitalisierbar ist. Das heißt also von der Art und Weise, wie der Mandant überhaupt zum Anwalt kommt, das heißt also wie ist der Zugang zum Recht, das verändert sich gerade ganz stark. Dann natürlich dieser Aspekte, wie wird innerhalb einer Kanzlei Aktenbearbeitung stattfinden oder wie wird auch eine Kanzleiorganisation, also die Arbeit der Mitarbeiter mit dem Anwalt und die Arbeit der Mitarbeiter untereinander erfolgen. Und dann natürlich auch in dem dritten Schritt oder einem dritten Aspekt die Kommunikation mit dem Gericht, also auch da sind wir natürlich ja an einem Punkt, wo wir über elektronischen Rechtsverkehr nachdenken und da ist halt einfach … an diesen drei Baustellen passiert halt im Moment ganz viel.

Götz Müller: Du hast vorhin schon ein Stichwort gesagt: Prozesse. Es gibt diesen etwas groben Spruch von den digitalen scheiß Prozessen, die mal jemand von Telefonica, glaube ich, geäußert hat. Das heißt, um irgendwas zu digitalisieren, brauche ich schon mal etwas Richtiges, da wäre dann für mich noch dieser kleine Schritt zurück. Welches Prozessbewusstsein, jetzt Prozess im Sinne von Geschäftsprozess, welches Bewusstsein existiert eigentlich in einer typischen Kanzlei?

Andreas Duckstein: Man muss wirklich sagen, Kanzleien sind da ein ganzes Stückchen noch hinterher was unternehmerisches Denken und unternehmerische Ausrichtungen angeht. Das hat einfach was mit dem traditionellen Bild zu tun, das heißt also viele Kanzleien, die jetzt inhabergeführt sind mit fünfzigjährigen Partnern, die haben ein ganz anderes Verständnis und sind in einer ganz anderen Zeit groß geworden, also groß als Kanzlei, als Unternehmen, geworden als es heute der Fall ist und damit sind ganz viele Prozesse, die in den Kanzleien ablaufen, den Kanzlei-Inhabern oder auch den Verantwortlichen überhaupt nicht bewusst, also dass das überhaupt ein Prozess ist, der da abläuft und dass das natürlich ein Problem ist, wenn ich diese althergebrachten Arbeitsweisen, die ich an den Tag lege, jetzt versuche eins zu eins in die digitale Welt zu transformieren, das funktioniert halt schlicht und ergreifend nicht, weil ganz viele Sachen, wo Prozesse anknüpfen, nämlich zum Beispiel Akten, daran anknüpfen, dass diese Akten ja da sind, also dass man die sieht, dass die physisch vorhanden sind, dass die sich bewegen innerhalb einer Kanzlei und wenn das aber nicht mehr ist, weil die Akte elektronisch ist, dann musst du natürlich grundlegend Arbeitsprozesse einfach anders strukturieren, damit eben keine Fehler passieren.

Götz Müller: Dann habe ich vor einiger Zeit, auch in der Vorbereitung auf unser Gespräch jetzt hier, diese schon etwas provozierende Aussage, fand ich zumindest, dass der Rechtsanwalt und dessen Arbeit zukünftig zum Teil überflüssig werden. Wie siehst du das und wenn man das ernst sind, ergeben sich hier, glaube ich, daraus gewisse Risiken, um es mal vorsichtig auszudrücken.

Andreas Duckstein: Ja. Also, wie es immer so ist, man kann von zwei Seiten draufschauen und beide Blickwinkel haben irgendwie ihre Berechtigung. Also ich glaube auch, dass ich die Tätigkeit des Anwalts grundlegend in den letzten zwei, drei Jahren verändert hat schon und in den nächsten fünf Jahren auch noch mal massiv wandeln wird und das wird auch sehr schnell in den Kanzleien dazu führen, dass die klassische Arbeit, dieses Brot-und-Butter-Geschäft, was so den Umsatz gebracht hat, also diesen Grundumsatz, dass diese Geschichten wegfallen oder stark zurückgehen werden. Ganz überflüssig werden Anwälte nie werden, weil es halt zwar ein sehr logisches System ist, Rechtsberatung, aber es ist natürlich auch etwas, wo du mit sehr viel Kreativität arbeiten kannst und ich sage jetzt mal auch Lösungen erarbeiten kannst, die eben aus dem Schema ausbrechen und Fakt ist, es gibt einfach so diese Zweiteilung. Es gibt sehr individualisierte, komplexe Fallgestaltungen, die dann auch eine entsprechend kreative und komplexe Lösung erfordern, dafür wirst du immer einen Anwalt brauchen, auch um, in Anführungsstrichen, mal bewusst um die Ecke zu denken. Und dann gibt's auf der anderen Seite natürlich standardisierte Sachen, ich sage jetzt mal, Prüfung von einem Bußgeldbescheid oder die Abwicklung von einem Verkehrsunfall oder die Kündigungsschutzklage für den Arbeitnehmer. Das sind alles so Sachen, das ist, da wird das Rad nicht jeden Tag neu erfunden. Klar gibt's da immer mal Fallgestaltungen, wo du rechts und links ein bisschen was erkennst, aber im Wesentlichen ist das doch sehr standardisierbar und diese Geschichten, die werden in den nächsten Jahren und jetzt ja auch schon, durchgängig automatisiert und digitalisiert werden und dann zum Teil eben auch von Firmen, ja bearbeitet werden, die gar nichts mit Anwälten zu tun haben oder wo bestenfalls in der Geschäftsführung noch ein Anwalt ist sitzt und mal drüberschaut über den Prozess, aber ansonsten können das durchaus auch Firmen sein, die auf einem ganz anderen Geschäftsmodell basieren. Man sieht das zum Beispiel bei flightright oder wenigermiete.de. Das ist einfach etwas, solche Player gab es schlicht und ergreifend vor ein paar Jahren noch nicht. Und das verändert gerade diesen Markt.

Götz Müller: Ja und ich könnte mir vorstellen, dass das eben, ich habe mir in einem anderen Umfeld da mal Gedanken gemacht, dass ja, um das mal so auszudrücken, ich vermute mal kein Anwalt wacht morgens auf und sagt „Hey, ich habe den coolen Traum gehabt eines neuen Geschäftsmodells.“, sondern das Geschäftsmodell des Anwalts ist im Grunde ja sehr alt und ich habe mit der Schaffung des Modells erstmal gar nichts zu tun und ich glaube, dann ist die Gefahr besonders groß, wenn jemand ums Eck kommt und da irgendetwas völlig Alternatives dem gegenüberstellt, wo ich mit der Tatsache an sich mich schon schwer tue, damit umzugehen, oder?

Andreas Duckstein: Richtig, richtig. Das sehen wir in allen Bereichen, die irgendwo disruptive Ansätze haben, dass dort traditionelle Modelle einmal komplett auf den Kopf gestellt werden und im Moment ist es so, einige Sachen sind im Moment noch nicht möglich, weil es ja diesen Rechtsdienstleistungsgesetz gibt, was eben auch einschränkt, wer Rechtsberatung machen darf oder welche Anforderungen der erfüllen muss, einfach um den Verbraucher an der Stelle oder den Mandanten zu schützen. Aber auch da gibt es unterschiedliche Thesen, meiner Meinung nach, wird es dieses Gesetz nicht mehr ewig geben. Wenn man so in den europäischen Vergleich geht und sogar den amerikanischen Vergleich, die kennen sowas gar nicht. Und das ist ein Schutzgesetz, das im Moment noch verhindert, dass es solche komplett disruptiven Durchdringungen gibt, aber wenn das mal ein Stückchen fällt oder es gibt jemanden, der ein ganz schlaues Modell entwickelt, um das so zu umgehen, dann wird das halt sehr schnell sehr eng.

Götz Müller: Ja und da gibt es ja im Grunde in ganz anderen Branchen, wenn ich jetzt mal ans Handwerk denke, wenn ich ausbilden will, klar muss ich die Ausbildereignungsprüfung haben, die es auch noch nicht so lang gab, früher gab's nur die Meister, und im Zweifelsfall stelle ich halt einen ein, damit ich ihn habe und auf der Anwaltsebene, so als Laie ein bisschen naiv gedacht, könnte ich es ja ähnlich machen und dahinter werkelt aber irgendwie eine Maschine.

Andreas Duckstein: Genau. Genau das wird auch im Moment schon getan, also es gibt durchaus Firmen, die Anwälte beschäftigen beziehungsweise dort Kooperationen eingegangen sind, um genau diesen Punkt zu umgehen und nichtsdestotrotz eigentlich einen rein computergesteuerten Ablauf im Hintergrund haben, der im Prinzip auf Massenverfahren Sachen durchdrückt.

Götz Müller: Okay, gut. Jetzt glaube ich, gibt es dann doch aber immer einen entscheidenden Faktor, ob so etwas funktioniert oder nicht, nämlich der Kunde oder in eurem Fall halt der Mandant, der muss ja irgendwas davon haben, weil jetzt nur Digitalisierung, weil es eine coole Sache ist, bringt wahrscheinlich nicht so viel, wenn es keiner unterm Strich bezahlt, wenn ich also weder auf Kunden noch auf Unternehmensseite dann einen Mehrwert habe. Was hat also der Mandant von der Digitalisierung?

Andreas Duckstein: Na ja auch da muss man sich wieder so diese drei Bereiche anschauen, die ich eingangs erwähnt habe, also einmal der Zugang zum Recht wird natürlich deutlich erleichtert, wenn du über Internetrecherche dir vielleicht schon mal einen ersten Eindruck gewinnen kannst, vielleicht eine kostenlose Erstberatung bekommst und dann dir einen Anwalt nicht suchen musst, der unbedingt in deiner Nähe sitzt, sondern vielleicht einen wählen kannst, der, ja, einfach mal besser dafür geeignet ist für das, was du da machen möchtest und das muss eben nicht der sein, der bei dir in der Stadt sitzt, sondern der kann eben auch weiter weg sein und das ist eben der eine Punkt. Also Zugang zum Recht wird deutlich einfacher und bequemer. Und der zweite Punkt ist, während des Ablaufs dieses Rechtsfalls hast du natürlich wesentliche Erleichterungen dadurch, dass du elektronische Kommunikation nutzen kannst, dass du eben nicht gezwungen bist, hinzugehen, also du gerade auch da gibt es einen großen Wandel, also meine Mandanten zum Beispiel, die würden es gar nicht einsehen, warum sie sich einen Tag Urlaub nehmen sollen, nur um mit mir 11 Uhr oder 13 Uhr einen Besprechungstermin hier bei mir in der Kanzlei machen zu müssen, sagen die, also ganz ehrlich, wo sind wir denn hier, und das ist halt etwas, was auch mit dem Generationswechsel zu tun hat, dass du halt diese digital natives hast, die ganz anders mit diesem Thema umgehen, als die, die vielleicht digital immigrants sind, die halt später erst mit diesem Medium Internet in Verbindung gekommen sind und sagen „Ich gehe lieber zu dem Anwalt hin, weil dann habe ich ihn ja vor mir.“. Diese Wichtigkeit oder dieses Kriterium haben Mandanten, sag jetzt mal, um die 30 nicht.

Götz Müller: Das ist nachvollziehbar, ja. Okay. Wenn jetzt vielleicht der ein oder andere anfängt, drüber nachzudenken, ich möchte so etwas machen, ich möchte in digitale Kanzleiprozesse einsteigen, jetzt habe ich aus deiner Geschichte so ein bisschen rausgehört vor zehn Jahren paperless office und so weiter, also ein papierloses Büro, war dein Einstieg. Ist das so der klassische Einstieg, im Sinne von einfach Einsatz von Dokumentenverwaltungssoftware oder ist es dann doch mehr?

Andreas Duckstein: Ja, es ist schon bei den Leuten, sage ich mal, das erste Bild, also dass man das Gefühl hat, aus den Papierakten werden jetzt elektronische Akten und dann wird alles schneller und einfacher. Also das ist schon der Ansatz für die erste Motivation. Was dann manchmal so ein bisschen schwierig ist, ist den Leuten klarzumachen, dass das nur ein kleiner Baustein ist, wenn man digital eine Kanzlei führen möchte und es eben sehr, sehr viel gibt, was man rechts und links noch beachten muss und da denken die meisten Leute nicht dran und deswegen fallen diejenigen auch immer wieder auf die Nase, die sagen „Wir machen das jetzt einfach mal, wir scannen jetzt mal was.“ und arbeiten sich, sage ich jetzt mal, nach so einem Trial-and-Error-Prinzip durch und ich kann das wirklich mit Sicherheit sagen, weil ich habe das damals genauso gemacht, also es gab halt zu der Zeit, wo ich mich damit beschäftigt habe, niemanden, der überhaupt auf diesen Trichter gekommen ist, zu sagen, wir entwickeln dafür Konzepte für Kanzleien. Das gab’s schlicht und ergreifend nicht. Und deswegen weiß ich genau, dass wir uns am Anfang sehr, sehr viele blutigen Nasen geholt haben und sehr, sehr viel auf die Nase gefallen sind und das ist das, was mir heute hilft in Kanzleien die Fallen aufzudecken und zu sagen „Guck mal, an der Stelle wird das definitiv zu einem Problem führen, wenn ihr nicht das und das vorher macht.“

Götz Müller: Ja ich könnte mir vorstellen, dass natürlich eben das Thema Rechtsberatung, Kanzlei, personenbezogene Daten, sehr sensible Daten, ähnlich wie im Gesundheitswesen, da kann ich dann halt nicht einfach sagen „Da stell ich einen Scanner hin und der spult mir das irgendwo auf ein Dateisystem und gut ist. Oder?

Andreas Duckstein: Ja, genau. Also du musst a) mit den Daten, die du hast, sehr, sehr sensibel umgehen und die natürlich extrem gut auch absichern. Und du musst natürlich auch dafür jede Menge Sorge tragen, dass du das, was du mal hast digital, dann auch nicht mehr verlierst. Also wir haben ja Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren und wenn du dann eben versuchst, so wie das bei mir in der Praxis, also meiner Beratungspraxis, halt immer wieder auch vorkommt, dass die Leute ihre Dateiablage auf USB-Festplatten machen, also mit einem USB Stecker, so externe und du denen dann versuchst zu erklären, dass das nicht die zehn Jahre überdauern wird, sehr wahrscheinlich, dann stößt das auf sehr, sehr viel Unverständnis zum Teil, weil man sagt „Warum soll denn so eine USB-Festplatte kaputt gehen?“, ja, weil sie es tut.

Götz Müller: Wunderbares Beispiel. Okay. Jetzt könnte ich mir dann aber eben auch vorstellen, im Grunde haben wir darüber bis jetzt nur ganz am Rande gesprochen, es geht ja auch um den Faktor Mensch, also der Rechtsanwalt oder eben die Rechtsanwaltsfachangestellten, die von dem Thema Digitalisierung in der Kanzlei betroffen sind, werden ja vielleicht nicht unter dieser großen Überschrift „Ich werde vielleicht sogar überflüssig.“ vielleicht nicht Hurra schreien. Was ist so dein Erleben? Was begegnet dir da und wie geht man damit um?

Andreas Duckstein: Na ja, es gibt immer zwei Typen von Menschen, wenn es um dieses Thema Digitalisierung geht und das ist natürlich auch bei den Mitarbeitern in den Kanzleien der Fall, es gibt immer die, die so ein bisschen technikaffiner sind, die dieses Thema offen angehen und sagen, das ist eine Chance für uns und wir sehen da überwiegend die Vorteile und es gibt die, die vielleicht auch, weil sie um ihren Arbeitsplatz fürchten, ja eine Abwehrhaltung haben und sagen, wenn ihr alles eingespart wird, werde ich da nicht überflüssig und was soll ich denn da machen jetzt und ich habe nicht viel mit dem Computer so grundsätzlich am Hut. Also diese zwei Typen findest du immer und je nachdem, wie die Kanzlei grundsätzlich aufgestellt ist und welches Klima herrscht, ist die Ausprägung in die eine oder andere Richtung stärker und es ist schon so, dass einige Arbeitsprozesse natürlich wegfallen, wenn du elektronisch arbeitest. Das ist völlig klar. Auf der anderen Seite werden auch dadurch mehr Ressourcen frei, die du anders einsetzen kannst und da ist es halt einfach so, dass ist immer der Faktor Mensch, zu sagen, wie hart hänge ich dann an meiner Komfortzone, will ich meine Tätigkeiten abheften, lochen, Akten suchen, Fristen in den Papierkalender notieren, will ich das so fortführen? Ja, dann habe ich ein Problem. Wenn ich sage „Nee, ich bin da offen und ich gehe auch gerne mit elektronischen Medien um, dann wird es natürlich einfacher und meine Erfahrung ist es in den Projekten, die wir betreuen, jedes Mal ganz, ganz wichtig, die Leute von Anfang an mitzunehmen, die halt wirklich nicht außen vor zu lassen und zu sagen „Hier, wir machen jetzt mal das und das und ihr müsst das dann umsetzen.“, sondern dass man halt wirklich so einen Konsens schafft, dass man zusammen quasi dieses Projekt angeht und dann eben auch in eine Richtung läuft und da habe ich sehr, sehr gute Erfahrungen auch mit denjenigen gemacht, die am Anfang eher etwas skeptisch waren, weil sie so dieses Gefühl haben „Ich werde hier wertgeschätzt und ich will nicht, also, man sortiert mich nicht aus, sondern man fügt mich in diesem Prozess halt vielleicht an einer anderen Stelle wieder ein.“.

Götz Müller: Ja, ich hatte, da kommt mir jetzt der Gedanke, vor einiger Zeit eine sehr spannende Episode zum Thema Digitalisierung im Einkauf und da kam sehr deutlich raus, dass plötzlich der Einkäufer diesen menschlichen Aspekt und seine Individualität viel besser einbringen kann, weil er halt plötzlich die Zeit dafür hat und dann könnte ich mir eben vorstellen eben jetzt das Thema Rechtsberatung wieder viel mehr Chancen bekommt, weil ich halt nicht nur Akten wälze.

Andreas Duckstein: Richtig. Vollkommen richtig. Genau.

Götz Müller: Gut. Jetzt glaube ich, ist ja die Rechtsbranche eine spezielle Branche aufgrund von vielen Randbedingungen, die man beachten muss und da könnte ich mir vorstellen, dass man da durchaus manches lernen kann. Ich denke jetzt mal an eine andere Branche, die ähnlich nah dran ist, Steuerberater, vielleicht auch die vorhin erwähnte Gesundheitsbranche. Was sind so deine Punkte, wo du sagst „Hey, da haben wir wieder Erfahrungen gemacht, die lassen sich eins zu eins oder sehr eng auf andere Szenarien übertragen.“?

Andreas Duckstein: Na, wie du richtig am Anfang gesagt hast, also Kanzleien haben natürlich ein anderes Sicherheitslevel, das heißt also, du hast viele berufsrechtliche Vorschriften, die du beachten musst. Du hast aber auch viele datenschutzrechtliche Vorschriften und das ist, glaube ich, mit Steuerberatern und in der Gesundheitsbranche durchaus vergleichbar, auch die Prozesse, also diese Einbindung von Personen in Arbeitsprozesse, also in diese Wertschöpfungskette, ist natürlich zwischen Steuerberatern und Anwälten recht ähnlich aufgestellt. Was man also ganz gut übertragen kann ist, sage ich jetzt mal, diese Herangehensweise, wie analysiere ich diese Prozesse in den Kanzleien, wie binde ich die Mitarbeiter in diesen Transformationsprozess ein und wie baue ich, in Anführungsstrichen, die Gesamtarchitektur dann so auf, dass eben die berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben alle erfüllt sind und worauf muss ich da an bestimmten Stellen eben achten? Also von der Seite her ist das vom Handling her, glaube ich, nicht grundsätzlich etwas anderes. Das heißt also, es ist etwas ganz Anderes ein kaufmännisches Büro zu transformieren, aber wenn du einmal verstanden hast, wie eine Kanzlei zu transformieren ist und das gut kannst, dann kannst du eigentlich relativ viel auch, was vergleichbar ist, gut umsetzen.

Götz Müller: Vorhin haben wir es so ein bisschen abstrakt behandelt das Thema Einstieg, eher im Sinne von, was mache ich falsch oder was kann ich falsch machen, wenn ich es zu einfach betrachte, wie sieht aber dann die konkrete Vorgehensweise aus, wenn jetzt … Angenommen, es hört wirklich ein Anwalt zu, der sagt „Hey muss ich haben.“ und sich anschließend an dich wendet, was sind so die ersten Schritte.

Andreas Duckstein: Also wir machen … wir legen immer großen Wert darauf, nicht eine Einheitslösung irgendjemanden überzustülpen, weil Kanzleien sind sehr, sehr individuell aufgestellt. Das heißt, gerade auch, was die Ausrichtung und die Positionierung am Markt angeht, muss man dort einfach zum Teil sehr unterschiedlich vorgehen, das heißt, so mein großer Fokus ist am Anfang immer eine Bestandsaufnahme zu machen und ein Gefühl für diese Kanzlei zu bekommen. Das heißt, wir setzen uns mit den Leuten vor Ort hin, schauen uns die Kanzlei insgesamt an, wie ist die aufgestellt im Moment. Welche Technik gibt es? Wie wird die eingesetzt? Warum wird die wie eingesetzt? Wie sind auch diese Mitarbeiter drauf, also wie ist da die grundsätzliche Motivation? Und haben wirklich in dieser ersten Phase erstmal den Status quo, den wir zu klären haben und ausgehend von diesem Status quo schauen wir dann, wo will die Kanzlei denn hin? Was soll diese Digitalisierung denn an Nutzen bringen? Wo werden schon aus Sicht der Kanzlei die größten Einsparpotenziale gesehen und wo sehen wir vielleicht noch mehr Einsparpotenziale, weil wir sagen, die und die Geschichten, das lässt sich gut automatisieren, da braucht ihr gar keinen Menschen mehr dransetzen, und ja, dann kennen wir den Status Quo, also den Punkt 1 und wir kennen das Ziel, wo die Reise hinführen soll, also den Punkt 2 und wenn wir das Wissen, dann wissen wir auch, was dazwischen liegt und dann können wir im Prinzip diese einzelnen Punkte sukzessive angehen und die einzelnen Schritte im Prinzip umsetzen. Das geht meistens dann damit los, dass man versucht, die technische Grundlage dafür zu schaffen und dann die Mitarbeiter sozusagen in diese neue, eingeführte Technik im Prinzip einbindet. Das heißt also, dass man diese Prozesse neu definiert, dass man die Prozesse, die vorher waren, vielleicht noch mal analysiert, ob es effektiver geht, und dass man das eben wirklich versucht, in diese digitale Welt einmal umzuwandeln und sichtbar zu machen.

Götz Müller: Ja, sehr spannend fand ich im Prinzip deinen fast ersten Satz gerade in der Antwort. Auch wenn du den Begriff nicht verwendet hast, aber jetzt so in meinem Lean-Umfeld da gibt's diesen Go to the Gemba, also geh an den Punkt vor Ort, geh in die Produktion rein, geh in den Shopfloor und guck dir an, was da passiert und im Grunde macht ihr genau das Gleiche.

Andreas Duckstein: Genau.

Götz Müller: Sehr spannend. Okay. Was wäre so zum Abschluss dein Tipp für Rechtsanwälte oder vielleicht Steuerberater oder für jemand ganz anderes, der sich aber grundsätzlich mit dem Thema Digitalisierung befassen möchte. Weil ich könnte mir vorstellen, dass der eine oder andere, wenn er sich halt noch nicht damit befasst hat, vor einem riesengroßen Berg steht und nicht weiß, wo fange ich an.

Andreas Duckstein: Ja, das ist immer wieder das Thema, dass gerade auch von Konferenzen oder von Vorträgen die Leute nach Hause gehen und dann wieder in ihrer Kanzlei sitzen und sagen „So jetzt habe ich ganz viel Input bekommen, aber was ist das, was in meiner Kanzlei überhaupt … also wo fange ich an?“ Das hast du vollkommen richtig gesagt. Mein Tipp an der Stelle wäre wirklich, zu versuchen, eine Digitalisierungsstrategie zu arbeiten, Das heißt auch vielleicht die Mitarbeiter mal zusammen an einen Tisch zu nehmen und zu sagen, wo wollen wir denn mal hin, was ist denn das, was unser Aspekt, warum wir digital werden wollen und das kann einmal die Effektivierung sein und das kann aber auch einmal sein, dass vielleicht Lieferanten oder Dritte bestimmte Vorgaben geben, dass man sagt, gerade bei Steuerberatern ist das ganz häufig so, dass die zum Beispiel mit Online-Shops zusammenarbeiten und die Online-Shops dann sagen „Unsere ganzen Belege kriegt ihr ab nächsten Monat nur noch in folgenden Dateiformat und entweder ihr könnt das lesen und bearbeiten oder wir müssen uns einen neuen Steuerberater suchen.“. Und da ist die Motivation und Umsetzungsdruck natürlich ein ganz anderer als wenn du sagst, ich will, in Anführungsstrichen, Ressourcen einsparen. Und da ist wirklich mein Tipp, einfach zu sagen, nicht blind loslaufen, nicht versuchen einfach mal was zu machen, ohne einen Plan zu haben, sondern hinsetzen, gucken wo steht man, wo will man hin und da eine Strategie erarbeitet, die realistisch umsetzbar ist.

Götz Müller: Das war ein wunderbares Schlusswort. Kommt mir jetzt gerade aus dem Anwaltsumfeld, ich glaube, man nennt das auch so. Andreas, ich dank dir für deine Zeit. Ich finde es immer wieder spannend, wenn man mit Bereichen in Berührung kommt, wo ja, es gibt auch Prozesse, aber so mit dem eigenen tagtäglichen Tun gar nicht so viel zu tun haben und wo dann plötzlich unheimlich viele Ähnlichkeiten erkennbar sind. Also deshalb danke ich dir für deine Zeit.

Andreas Duckstein: Vielen, vielen Dank. Sehr gerne.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Andreas Duckstein zum Thema Digitale Kanzleiprozesse. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 159.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder zu lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

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