Kaizen 2 go 256 : Digitales Shopfloor Management mit Microsoft 365 Apps

Inhalt der Episode:

Inhalt und Umfang von digitalem Shopfloor Management
Welche Aspekte des Shopfloor Management lassen sich am besten digitalisieren? Welche Vorteile zieht man daraus?
Wie kommt da jetzt Office 365 ins Spiel?
Welche Vorteile bringt dieser Weg mit sich?
Wie reagieren die wichtigsten Stakeholder auf diesen Weg?
Wie sieht der Umgang mit diesen Vorbehalten aus?
Wie kann man in diese spezielle Form des digitalen Shopfloor Managements einsteigen?

Notizen zur Episode:

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Wenn Sie selbst ein interessantes Thema für eine Episode im Umfeld von Geschäftsprozessen haben, können Sie mir das auf dieser Seite mit Vorbereitungsfragen vorschlagen.

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 256 : Digitales Shopfloor Management mit Microsoft 365 Apps

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Michael Meiss bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist Lean-Kollegen, Berater wie ich und wir haben uns auf einem virtuellen Lean-Stammtisch kennengelernt. Hallo Michael.

Michael Meiss: Hallo Götz, ich freue mich sehr, dass ich heute bei dir im Podcast mit dabei sein darf.

Götz Müller: Ja, wir haben uns ein spannendes Thema vorgenommen, aber stell dich noch mal gerne in zwei, drei Sätzen den Zuhörern vor.

Michael Meiss: Ja, dann noch mal kurz zu mir. Also ich bin als Freiberufler unterwegs, ich nenne meine Dienstleistung Unterstützung zur Transformation mittlerweile. Da gab's über die Jahre viele verschiedene Bezeichnungen, heute sage ich einfach nur Unterstützung zur Transformation. Im Grunde ist es wirklich Unterstützung zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Ich habe mich ja letztens wieder gefreut als ich im Rahmen von Lean Base den Begriff gehört habe, weil das ist es eigentlich, meiner Definition nach. Wo ich immer Wert drauf lege, ist zu sagen, ich bin kein klassischer Berater in dem Sinne. Ich bin vielmehr ein Unterstützer, ein temporärer Unterstützer mit einer speziellen Fachkompetenz, wo wir ja jetzt ein bisschen drauf eingehen, mit mittlerweile über 20 Jahren Erfahrung in dem Geschäft und ich sage es immer, mit den Möglichkeiten eines Externen. Wer das Geschäft der Veränderung, der Transformation ein bisschen kennt in Unternehmen, der wird vielleicht merken, dass manchmal interne Mitarbeiter einfach an Grenzen kommen und hier greife ich einfach ein oder da kann ich wirken, einfach mit den Dingen, mit den Möglichkeiten eines Externen.

Götz Müller: Ja.

Michael Meiss: So, was für mich noch mal ein bisschen wichtig ist oder wo ich immer darauf hinweise, so die ganzen Begriffe Lean, agile, excellence, Six Sigma, New Work. Ich habe in 20 Jahren da jetzt schon in paar Wellen mehr mitgemacht, für mich ist das nicht mehr ganz so entscheidend. Ja, für mich sind einfach vier Begriffe wirklich zentral. Das ist immer das Thema langfristige Ausrichtung, keine kurzen Sprünge, sondern langfristiges Denken, den Ansatz immer aufs ganze Unternehmen, Struktur und Konsequenz. Ja, wirklich ein Ding zu Ende bringen, nicht laufend wechseln dazwischen. Mein Schwerpunkt, wo ich heute viel unterwegs bin, das sind die administrativen Prozesse, also weniger die reine Fertigung, sondern die administrativen Prozesse nah an der Fertigung dran, bereichsübergreifende Prozesse und ich sage immer, das, wo ich wirklich meine, ein Spezialist zu sein, das ist der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung als solches, also wie organisiere ich den KVP. Meine Basis, wo ich mir sage, wo komme ich her, das ist nicht so, dass ich sage, ich habe jetzt irgendwie Business Administration studiert, sondern ich bin ganz herkömmlicher Maschinenbauingenieur. Ich war acht Jahre Projektingenieur in der Betriebsmittelkonstruktion bei einem großen Automobilzulieferer in den 90er Jahren und seinerzeit war mein Unternehmen wirklich einer der absoluten Vorreiter, was die Lean-Umsetzung in den 90er-Jahren betraf. Dinge, die ich 15 Jahre später irgendwo gehört habe, so in der Theorie, die haben wir damals alles schon am Laufen gehabt. Wir waren da wirklich gut in den 90er-Jahren. Im Anschluss daran war ich sieben Jahre zentraler Prozessmanager, ganz prägende Jahre, ich war faktisch dafür verantwortlich oder das war mein Job, zu definieren, wie sind die Prozesse mit einem ERP-System, alles, was Fertigungssteuerung, Lagerbewegungen und ähnliches betrifft und das ganze Thema dann weltweit ausgerollt. Und was ich immer, letzter Satz zu meiner Vorstellung, ich bin sehr überzeugter Organisator von regionalen Netzwerken, das war das Thema, wo Götz vorhin sagte, Lean Stammtisch, ich betreibe hier im Mittelrhein, als rund um Koblenz, so einen Stammtisch seit 2011. Da haben wir schon fast 40 Treffen, ja, da bin ich ganz tief überzeugt, dass das viele Unternehmen wirklich weiterbringt.

Götz Müller: Ja, und ich glaube, davon lebt Lean einfach auch. Ich meine, letzten Endes haben wir uns ja auch so kennengelernt, dass man sich austauscht und im Grunde nimmt man sich ja auch nichts weg, denn wir sind jetzt schon mal regional anders aufgestellt, dass ich da, wie das vielleicht in anderen Branchen so ein Thema, Wettbewerber und so weiter, sehe ich überhaupt nicht und höre ich bei dir zum Beispiel auch nicht raus und deshalb unterhalten wir uns auch über ein spannendes Thema und so ein bisschen zum Einstieg …

Michael Meiss: Was ich sagen würde, am Ende des Tages haben wir ja mehr oder weniger alle dasselbe Ziel: Wirtschaftsstandort Deutschland, ja. Unsere Wettbewerber kommen von China und Kollegen, sage ich einfach an der Stelle. Wir müssen hier wirklich das Thema nach vorne bringen.

Götz Müller: Ja und das ist, glaube ich, auch das, was uns auszeichnet eben, das wir nicht nur eine verlängerte Werkbank sind, sondern dass auch die Mitarbeiter, und das ist ja, glaube ich, schlägt jetzt auch, merke ich gerade, wo ich es sage, einen wunderbaren Bogen auf den Shopfloor und dann eben das Thema Digitalisierung auf dem Shopfloor, wobei ich da jetzt schon einen Satz gesagt habe, wo du sehr viel Wert drauf legst und das wäre auch so der Einstieg, diese Abgrenzung auch.

Michael Meiss: Ja. Wenn man so die Literatur verfolgt, die ganzen Veröffentlichung und so weiter. Da wird oftmals Digitalisierung, Shopfloor und dann wird alles ein bisschen durcheinander gekippt. Deswegen, ich mache dann eine ziemlich harte Abgrenzung, indem man einmal sagt, wir reden von digitalem Shopfloor Management, also das klassische Shopfloor Management digitalisiert, ja, das ist das eine, kommen wir gleich dazu. Und das andere ist halt die Digitalisierung auf dem Shopfloor, so nenne ich das, ja. Das ist alles, das Thema, wo wir Informationen von und an Maschinen, ja, auslesen von Sensoren, dieses ganze Thema, also Industrie 4.0 im weitesten Sinne, was da läuft, auch das ganze Thema, bringe Informationen zu den Bedienung, hole Information von den Bedienern in Systeme zurück. Das ist bei mir Digitalisierung auf dem Shopfloor, wo ich immer sage, das ist vom Grundprinzip her alles nichts Neues seit den letzten 5 Jahren, ja, sondern die Technik, heute können wir viel übers Internet machen, aber der Grundansatz ist seit 25 Jahren bekannt.

Götz Müller: Da hieß es halt noch CIM.

Michael Meiss: CIM, oder Nutzung der ERP-Systeme, ja, also ich habe mich wirklich jahrelang allein mit dem mit dem Prozess rückmelden, Fertigungsaufträge ins ERP-System beschäftigt, das war einer von den zentralen Prozessen, als ich Prozessmanager war, da war wirklich zu sagen, wie melden wir Fertigungsaufträge zurück. Machen wir das über Lohnscheine? Dass die Mitarbeiter Lohnscheine ausfüllen, die Lohnscheine abgeben und am nächsten Tag schreibt die jemand ins ERP-System oder haben BDE-Terminals in Nähe der Maschine und die melden alle 2 Stunden ab, ein Riesenunterschied.

Götz Müller: Ja, vor allen Dingen was die Zuverlässigkeit der Daten dann angeht.

Michael Meiss: Alles das, was ich an Informationen auswerten kann. Ich will nur sagen, solche Themen sind alt, die sind nicht ganz neu. Lagerbewegungen auf dem Shopfloor, auch was wir seinerzeit hatten. Das war, ich sag’s immer gerne, 1993 gab es bei der Firma, wo ich gearbeitet habe, Zeichnungen auf dem Shopfloor, digital, am Browser ausgedruckt hatten wir unsere aktuellen Zeichnungen. Immer. Das ist alles nichts Neues.

Götz Müller: Gut. Aber, jetzt du hast ja den Begriff Abgrenzung auch schon verwendet, jetzt reden wir ja über das digitale Shopfloor Management.

Michael Meiss: Genau.

Götz Müller: Und natürlich aber auch, denn irgendwann fange ich mal an und dann ist vielleicht eher noch ein analoges, das heißt, ich habe schon auch diesen Digitalisierungsprozess da jetzt auch mit drin und da natürlich dann zum Einstieg die Frage an dich: Welche Aspekte von Shopfloor Management lassen sich denn am besten digitalisieren?

Michael Meiss: Ja, wenn du mich so fragst, was lässt sich am besten digitalisieren, ich würde es mal umdrehen und sagen, was lässt sich nicht digitalisieren, das geht vielleicht schneller und einfacher, ja. Was sich ausdrücklich nicht irgendwie durch Digitalisierung angreifen lässt, ist das ganze Thema Kultur und Führung im Shopfloor Management, ja. So. Das Thema dürfen wir Probleme nennen ja nein, haben wir einen respektvollen Umgang miteinander, wie ernst nehmen Mitarbeiter vereinbarte Maßnahmen, solche Dinge. Das lässt sich alles nicht digitalisieren und was immer wichtig ist zu sagen: Bevor ich über Digitalisierung von Shopfloor Management nachdenke, muss das laufen. Ich sage immer, ich muss Shopfloor Management, also das klassische Shopfloor Management auf einem Niveau x haben. Das muss nicht vollständig und 100% und perfekt sein, aber die Dinge, was ich gerade genannt habe, ja, die müssen ausgeprägt sein. Ich kann nicht ein nicht vorhandenes Shopfloor Management digital angreifen, das bringt mir nichts.

Götz Müller: Also man kann schon klar sagen, man muss von Null auf analog und dann erst digital und nicht von Null auf digital.

Michael Meiss: Das wäre immer meine Empfehlung. Dass man sagt, Fang bitte analog an, bis das Prinzip verstanden ist, ja. Das Prinzip muss verstanden sein, es muss die Kommunikation laufen am Shopfloor, wie gesagt, ich muss das Thema gerade was oft ist, können wir Probleme tatsächlich benennen oder werden dann mit Schuldzuweisungen gearbeitet, all diese Dinge, wo wir über Kultur reden, das muss alles da sein, würde ich immer zuerst machen.

Götz Müller: Ja, ich denke, da blasen wir absolut in das gleiche Horn rein. Jetzt stellen wir uns mal vor, da ist jetzt ein Zuhörer dabei, der sagt „Ja, Shopfloor Management machen wir schon, sind wir im Grunde zufrieden, aber irgendwie haben wir das Gefühl eben: Digitalisierung, da geht noch was.“, was wären denn, und jetzt soll es ja auch kein Selbstzweck sein, das heißt, ich soll Vorteile draus ziehen, Was sind so deine Hinweise, deine zentralen Vorteile, die du siehst in deinen Projekten?

Michael Meiss: Ja, machen wir erstmal fast alle Aspekte, also was kann man jetzt digitalisieren. Ich würde einfach sagen, ich kann alles digitalisieren, was irgendwie am Ende mit der Bereitstellung und Verwaltung von Informationen zu tun hat obendrüber. So, das kann man eigentlich sagen. Wenn man mal jetzt dass das Shopfloor Board das klassische Shopfloor Board mal durchgehen was haben wir am Shopfloor Board ne wir haben ja das Thema der allgemeinen Information, so Aushängen Zielvorgaben, so diese Dinge haben wir ja in der Regel sowieso bereits vorhanden als digitale Dokumente, das kann man einfach schön als PDF Dateien nicht mehr ausdrucken und ans Board hängen, wie es heute oft ist, sondern dass man das in eine Webseite einbaut und dann anzeigt, ja, und dann auch immer groß anzeigen kann. Das wäre mal das erste, was man machen kann. Das zweite Thema so Aufträge, Schichteinteilung also solche Information, auch das kann ich alles gut als pdf-Dateien einbinden. Was natürlich jetzt der wirklich große Unterschied ist zu dem, was wir heute so haben, ja, das ist das Thema der Kennzahlenbereitstellung, ja. Heute haben wir ja immer das Thema, dass die Kennzahlen, entweder ist es in einer Excel-Datei oder auch von Hand erstellte, gibt viele Quellen, wo die Kennzahlen gebildet werden, dann als Papier an der Wand hängen, ja, so, wo ich die Kennzahlen mir erstmal irgendwo zusammensuchen muss und das kann ich natürlich hier gerade mit dem Tool, wenn wir nachher drüber reden was ich immer empfehle mit Power BI, also business intelligence. So, das kann ich so qualitativ hochwertig gut aufbereiten, ja, wo ich dynamische Filter mit einbauen kann und sowas. Also das sind Welten der Unterschied, der da hier heute geht. So, und dann habe ich natürlich das Thema am Ende der ganzen KVP-Verwaltung, Problemverwaltung, Maßnahmen, Verwaltung, all diese Dinge, die kann ich doch ganz prima mit einbinden. Wenn man noch mal bisschen den Unterschied macht, man kann es an Beispielen, du kennst ja die SQDC-Grafiken, also die sehr bekannten Buchstaben-Grafiken. Da kann man den Unterschied eigentlich sehr schön zeigen. Wenn man heute, wie man das an vielen Boards sieht, zum Beispiel das große S mit 31 Tagen für jeden Tag im Monat, wo die Mitarbeiter hingehen und kommen mit einem Farbstift und kreuzen dann halt, wenn wir heute den 29. haben, kreuzen halt die 29 rot an, machen die rot. Diese Informationen, die ich dann einmalig visuell an Bord habe, die wird ja dann ganz oft noch mal in eine Excel-Liste übertragen, damit ich nur in Auswertung habe, ja, und hier ist einfach, dass man hingehen kann, solche Informationen, die kann man ganz wunderbar übersetzen, dass man erst in der Liste einträgt und dann aus der Liste heraus diese visuellen Grafiken erstellt. Ja. Also das ist so ein bisschen was lässt sich sehr gut digitalisieren, ja. Auch ein Beispiel, wo ich immer sage, was ganz wunderbar klappt, das ist das Thema der Problemmeldungen, ja. Das hatte ich zum Beispiel bei einem wirklich führenden Automobilzulieferer, war ich längere Zeit mit unterwegs, die haben das gemacht, dass ich die Problemmeldungen an den Boards auf ein spezielles Flipchart schreiben musste, die Mitarbeiter, die sind faktisch am Ende der Schicht, die haben ihre Probleme auf Handzetteln für sich notiert und sind am Ende der Schicht einmal ans Board gelaufen, ans Flipchart und haben aufgeschrieben, was dann alles als Problem gemeldet worden ist oder was aufgefallen ist. Und das hat natürlich, die müssen Wege gehen, okay, die Spätschicht, Nachtschicht haben da was gemeldet und dann hat man oft früh zum Shopfloor Meeting das Problem, dass man die Handschriften entziffern können musste und die Leute waren nicht da. Was man hier schön machen kann, ja, so als Beispiel, gerade diese Problemmeldungen, ja, das kann man ganz prima umstellen als Chat-Beitrag. Wenn man einfach WhatsApp, das kennen die meisten, wie das funktioniert, ja, dass ich anstelle eines Eintrags auf dem Flipchart, entweder eine Textmeldung oder auch, ist ja an vielen Stellen manchmal ein bisschen schwierig, dass viele Leute nicht unbedingt gerne schreiben, sondern das lieber kurz erzählen als Text, als Wortmeldung, dann kann man das sehr schön umstellen als Chat-Beitrag. Das sind so jetzt mal die Aspekte kurz zusammengefasst oder was ich immer noch sage, Aufgabenverwaltung. Du kennst das mit Sicherheit auch, wenn ich als Führungskraft teilweise an vier, fünf, sechs Shopfloor-Meetings nacheinander teilnehmen muss, ja, also habe ich ganz oft miterlebt, dann schreiben sich die Leute, die da irgendwelche Aufgaben bekommen während der Meetings, die schreiben sich dann ihre Aufgaben noch mal auf einem Stück Papier mit und das Thema, das ist natürlich auch viel, viel besser meiner Meinung nach organisiert, wenn ich eine zentrale Liste der Maßnahmen habe, wo ich reinschreibe, ja, und wo ich einfach einen Filter setzen nach Ort: wo an welchem Ort war welche Maßnahme für mich. Solche Dinger, die ganze Aufgabenverwaltung. Das ist ein Riesenunterschied von der Vereinfachung her, meine ich.

Götz Müller: Also, da klangen im Grunde die Vorteile für mich jetzt schon deutlich raus und deshalb möchte dann auch schon im Grunde ja in das, ich sage mal eigentliche Thema, einsteigen Office 365 oder Microsoft 365 Apps.

Michael Meiss: Ja.

Götz Müller: Was sind jetzt da so die ersten Ansätze, wo man sagen kann, ja, da kommt jetzt das ins Spiel?

Michael Meiss: Wenn wir über Office 365 Apps reden jetzt schon. Dann sage ich immer, man muss sich einfach mal zuerst ein bisschen die Gesamtsystemlandschaft mal vor Augen halten. Gesamtsystem – ist der Begriff klar, was ich meine damit?

Götz Müller: Ja, aber sag gern noch mal … ich meine, ich habe einen IT-Hintergrund, vielleicht nicht jeder von den Zuhörern.

Michael Meiss: Ja, ich sag einfach, ich habe immer unten drunter das System Nummer Eins, das ist mein Business System oder ERP-System, ja, das, sage ich immer, ist am Ende die Mutter aller Dinge. ERP-System Nummer Eins. Dann habe ich dazu Zusatzsysteme, das ist ein Klassiker. Ein CRM-System, ein CAQ-System, ein MES-System. Ja, das sind alles gesetzte Zusatzsysteme, die man einfach, so man das braucht, dabei kauft. So und jetzt kommt der spannende Teil. Jetzt kommt der Teil oben drüber, wo ich, ich nenne es mal Office Tools, einsetze. Tabellenkalkulation, E-Mail, Textprogramme, Präsentationen, Datenbanken, ja, um jetzt mal allgemein zu sprechen oder dann, wenn wir über Microsoft speziell reden, dann sind das Apps wie Teams und Planner. Das ist die Welt, womit ich die Prozesse abbilde, die nicht durch die Systeme 1 und 2 abgedeckt sind und da gibt's ja ganz, ganz viel und ich meine gerade, dass wie heute die Shopfloor Boards alle bestückt sind, da sind wir eigentlich unterwegs zum größten Teil mit Office Tools, also der Klassiker Excel. Jetzt ist einfach die Frage, die zentrale Frage, wo jedes Unternehmen ein bisschen nachdenken muss für sich, ja, wo ordnen wir zukünftig das digitale Shopfloor Management bei. Ist das ein Thema, was wir mit einem Zusatz-System abdecken wollen, ja, kaufe ich mir eine fertiges Stück Software, da gibt's Angebote am Markt oder gehe ich hin und versuche das, was wir am Shopfloor Board digitalisieren müssen, mit meinen vorhandenen Office Tools abzudecken. Das ist einfach hier, wo man sich erstmal Gedanken machen muss. Ich sage einfach, eine für alle geltende Antwort kann es hier nicht geben, weil das hängt einfach von den Voraussetzungen Unternehmen ab. Wenn das Unternehmen bereits heute hingeht und versucht, viele Dinge, viele dieser Office-Anwendungen oder diesen digitalen Workflows, mit den Office Tools zu machen hier jetzt konkret dann mit Microsoft 365 Apps, dann ist der Weg 3, also das was ich nenne digitales Shopfloor Management mit diesem Microsoft 365 Apps wirklich ein Thema, was sehr gut passt. Und das ist einfach diese Entscheidung, die muss man einmalig grundsätzlich treffen und ich meine, die trifft man auch nicht nur und das ist der wichtige Satz dann natürlich nicht nur für digitales Shopfloor Management. Das ist dann allgemeingültig. Das heißt, wenn ich mich als Unternehmen entscheide, in die Welt der Nutzung der Möglichkeiten der Microsoft 365 Apps einzusteigen, ja, dann kann ich halt viele, viele solche Office- Prozesse abdecken und dann ist einfach das digitale Shopfloor Management einer davon. Das ist so das ist so für mich die Welt, wo man sich klarmachen muss.

Götz Müller: Jetzt könnt ihr mir vorstellen, dass natürlich an der Stelle, wenn man über, nennen wir es mal IT-Werkzeuge reden, noch ein bestimmter Bereich im Unternehmen ganz gern mitreden möchte und ich glaube nicht ganz unwichtiger Stakeholdern ist, um mal hier mal den englischsprachigen Begriff zu verwenden, nämlich die IT und jetzt nehme ich da immer so eine gewisse Hin- und Hergerissenheit zum Teil auch war, ich meine da gibt's sogar Begriffe dafür, Schatten-IT, wo dann halt in den einzelnen Abteilungen, mal ein bisschen derb ausgedrückt, gebastelt wird und die IT kriegt’s gar nicht mit und sich dann die letzten Haare ausreißt, wenn sie so etwas mitkriegen, weil sie es halt einerseits nicht unter Kontrolle haben und weil wir aber dann alle auch so Situationen kennen, wo es tolle Excel Sheets gibt, die manchmal Namen von Mitarbeitern haben, die schon lange nicht mehr in der Firma sind. Und deshalb auch an der Stelle mal bei dir hinterfragt, was sind die Reaktionen, die du da auf so einen Vorschlag bekommst, zum Beispiel von der IT?

Michael Meiss: Ja, also das, was du gerade ein bisschen genannt hast, das kommt immer wieder und das muss man auch betrachten. Das ist nicht, dass da irgendjemand Angst hat, in die Denke reinzugehen, sondern wenn ich das nicht richtig organisiere, passiert genau das, was du gerade genannt hast, passiert immer wieder. Diese Vorbehalte sind wirklich da, gibt's sie überhaupt kein Thema. So. Wie geht man jetzt damit um? Schatten-IT würde ich ein bisschen trennen, also mir haben eigentlich zwei Begriffe. Das ist einmal das Thema der Überforderung der Mitarbeiter vor Ort mit Digitalisierung. Da kann man eigentlich sehr schön trennen, dass man sagt, für dir reinen Anwender, für die reinen Anwender, die Daten eingeben müssen, sage ich immer da, da kommen wir auf das Niveau von WhatsApp-Bedienung. Also so einfach muss das am Ende für die Leute sein. Gar kein Thema. Das überfordert niemanden. Da sind wir uns einig, ne?

Götz Müller: Da wischt sich bestimmt niemand den Schweiß von der Stirn.

Michael Meiss: Die Digitalisierung im Shopfloor überfordert niemanden, weil das ist am Ende so einfach wie WhatsApp zu bedienen. So. Viel wichtiger ist der zweite Punkt mit der mit der Schatten-IT und hier sag ich einfach, man muss die Welt ein bisschen mit den heutigen Möglichkeiten neu gruppieren. Es gibt nicht nur Anwender und IT-Spezialisten, also Leute, die das Stück Software benutzen und Leute, die das Stück Software bereitstellen, sondern heute gibt es eigentlich, ich nenne die Leute Gestalter von digitalen Workflows, ja, das sind genau die Leute, das sind genau die Leute, die vor Jahren diese Excel Sheets gebaut haben, ja, das sind einfach Leute, die, sagen wir mal, das Stück mehr Interesse haben oder die so digitale Lösungen bauen wollen. Das ist ein bestimmter Menschenschlag, das sind nicht alle. Die einen sagen: Ey, lass mich mit dem Zeug zufrieden, Hauptsache ich kann meine Daten eingeben. Und andere sagen: Ey, ich baue mir da was. Ich kenne ganz viele, die waren stolz und glücklich wie ihre Excel-Dateien funktioniert haben. Also das sind aber Leute immer in den operativen Einheiten, also in der Fachabteilung, die gehören zur Fachabteilung, die wissen fachlich, wovon sie hier reden Und genau diese Leute, die nenne ich jetzt Gestalter von digitalen Workflows. Und das muss man einfach annehmen und sagen, in der heutigen Welt der Digitalisierung, bei den Anforderungen, die wir alle zur Digitalisierung lösen müssen, dann ist das einfach ein ganz offizieller Teil einer Positionsbeschreibung bei Leuten. So würde ich das machen oder so empfehle ich das immer. Dass man sagt, Achtung, das sind Leute, die gehören zur operativen Einheit, aber die haben so und so viel Kapazitäten reserviert für solche Dinge, Workflows digital zu gestalten, mit den zur Verfügung stehenden Tools, und das ist halt nichts irgendwo, was im Schatten passiert.

Götz Müller: Ja, da habe ich jetzt gerade im Grunde, natürlich auch durch den Begriff Schatten impliziert, ich muss die Leute einfach ins Licht holen.

Michael Meiss: Ich hab’s hier genauso stehen als mein Stichwort.

Götz Müller: Genau, ich muss sie ins Licht holen und ich muss ihnen die Chance geben, dann nicht auf sie einschlagen, wenn ich sie aus dem Schatten raushole, sondern, ich meine, das sind ja die Menschen im Grunde auch, wie wir ja sonst im Lean-Kontext die ganze Zeit sagen, die wissen, worum es geht, das sind die, die den Prozess leben und die sollen den auch gestalten und verbessern.

Michael Meiss: Genau das ist der Ansatz. Das sind nicht Leute, da kann ich dir aus meiner eigenen Erfahrung ein bisschen was erzählen, die irgendwie so sinnlos am PC rumsitzen und nicht an der Maschine stehen und Verschwendung produzieren, ja, da haben wir ja jahrelang so ein bisschen die Brille aufgehabt, sondern das sind Leute, die den Prozess kennen und die in der Lage sind, den Prozess digital abzubilden und mit ihren Leuten gemeinsam sich darum zu kümmern, dass am Ende solche digital aufgesetzten Prozesse auch laufen. Die sind halt nicht fernab in der IT-Abteilung, und, das ist immer für mich wichtig, die denken nicht in Bit und Bytes und denken nicht in XML und irgendwelchen IT-Begriffen, tiefste Tiefe, sondern die denken in Prozessen, können aber IT-Systeme verstehen. Das ist immer Welt, die man kennen muss, aber wirklich diese Leute, es ist nicht so, dass das ein Menschenschlag ist, den man neu erfinden muss oder suchen muss, das sind genau die Leute, die gerne Excel Workflows bauen oder Makros gebaut haben.

Götz Müller: Ja, und mir kommt jetzt gerade noch ein weiterer, glaube ich, nicht zu unterschätzender Punkt in den Sinn, das sind ja auch die Menschen, die in ihrem normalen Tagesgeschäft mit den, in Anführungszeichen, anderen, nämlich mit denen, die vielleicht, ich will es jetzt gar nicht mal irgendwie vertikal, aber die halt noch ein bisschen dichter an der Wertschöpfung sind oder die eigentliche Wertschöpfung erbringen, mit denen arbeiten die ja sowieso tagtäglich zusammen. Das heißt, die sind an dem Thema noch viel näher dran wie jetzt der klassische ITler.

Michael Meiss: Ja, das meine ich halt, die gehören zur operativen Einheit, die sind auch organisatorisch nicht in der IT-Abteilung aufgehängt. Die gehören nicht zu IT-Abteilung und die müssen sich nicht um Dinge kümmern wie Systemsicherheit, Datensicherung und die wirklich tiefen IT-Themen, sondern die Leute sind in den operativen Bereichen, die sind genau mit ihren Kollegen zusammen an der Front, direkt in den operativen Prozessen mit eingebunden, genau wie du sagst.

Götz Müller: Und ich habe eben auch keine Hürde von Seiten der direkten Wertschöpfung, weil das ist ja der, den ich sowieso kenne. Das ist halt nicht dieser ferne ITler, um es mal despektierlich zu sagen.

Michael Meiss: Ja, ich positioniere mich seit 20 Jahren in der Mitte zwischen operativer Einheit und IT. Ich war lange bei einem wirklich großen Automobilhersteller, Top Leute, die haben immer gesagt „Wir setzen Sie hier als Dolmetscher dazwischen, weil unsere Leute in den operativen Einheiten, die verstehen sich einfach nicht mit der IT, die reden aneinander vorbei.“ und jetzt muss man einfach mal ganz ruhig sagen, das ist einfach so. Der klassischen ITler ticket teilweise ein bisschen anders als jemand in der operativen Einheit und diese Leute dazwischen, das sind halt genau die, die beidseitig verstehen und die übersetzen können, die auch hingehen können und sagen: „Achtung, in dem Prozess komme ich jetzt mit meinen Bordmitteln nicht mehr weiter, da brauche ich mal die IT.“ Oder die IT sagt „Achtung, warum müssen wir hier gewisse Standards einhalten? Damit uns das ganze Thema im Sinne Schatten-IT nicht um die Ohren fliegt.“, die faktisch verstehen, warum man Workflows sauber dokumentieren muss und nicht einfach da etwas basteln kann. Diese Leute dazwischen, diese Gestalter von digitalen Workflows müssen beide Welten verstehen, die müssen aber kein Spezialist der IT sein.

Götz Müller: Gut. Ich guck mal so ein bisschen auf die Uhr, wir sind schon etwas über eine halbe Stunde, deshalb vielleicht so zum Abschluss die die Frage an dich: Wenn jetzt jemand sagt, ja, Microsoft 365 nutzen wir ja so oder so, wie mache ich denn das jetzt, dass ich das in dem Kontext, wie du es jetzt geschildert hast, eben die Menschen gemeinsam auf den Weg bringe?

Michael Meiss: Okay, da kann ich jetzt einfach bisschen erzählen, wie meine aktuellen Projekte laufen. Der Ablauf ist eigentlich immer relativ gleich. Das ist einfach wirklich der klassische Einstieg zum Optimierungsprojekt, dass man einfach mal die Ziele definiert, ganz wichtig, dass man nicht sagt „Es wäre schön, wenn wir erreichen“, sondern wirklich „Das wollen wir schaffen.“, dann macht man einfach ein Team von dem Pilotbereich, immer in einem Bereich ausprobieren, dass man ein Team bildet aus Anwendern, die am Ende das bedienen müssen und eben solchen Gestaltern, nenne ich die. Die Leute muss man finden. Zielzustände definieren. Dann kann man, sollte man sich wieder wirklich überlegen, ob man hier eine externe Unterstützung holt. Die Microsoft Tools sind so derartig breit in den Möglichkeiten, das ist nicht ganz trivial, das wirklich aufzusetzen. Wenn man da eine Unterstützung holt, ich mache immer so einen Drei-Tages-Workshop am Anfang in den Projekten, Drei-Tages-Workshop, wo man das mal aufzeigen kann. Ich habe mir so eine kleine Modellfirma gebaut, Modellfabrik, wo ich alle Prozesse, die so du am Shopfloor, im Shopfloor Management auftreten, einmal abgebildet habe. Das bringe ich immer mit. So kann man diese Rollen schnell übernehmen, ich nutze da solche kleine Figuren, wo jede Figur also sprich eine Rolle ein Device hat, also ein mobiles Gerät hat, wo man die Prozesse einmal schnell aufzeigen kann. Das ist einfach wirklich, meine ich, extrem wichtig, um die Leute abzuholen schnell, dass die Leute sehen, okay, was hier auf uns zu rollt, ist ja wirklich viel einfacher als das, was wir bisher machen. Und das ist ja nicht viel schwerer von der Bedienung als WhatsApp. Das ist immer der Anfang, dass man das mal zeigen kann und dann geht man einfach wirklich Funktionalität für Funktionalität durch und baut das mit den Tools, also wir reden ja am Ende übrig SharePoints, wir reden über Teams, wir reden über den Planner, das baut man dann einfach Funktion für Funktion auf. Wenn man sagt, wir haben jetzt so viele Funktionen, dass wir in den Live-Betrieb starten können, und das wie gesagt, hier reden wir über ein oder zwei Tage, dann können wir in den Live-Schritt reingehen, so haben wir das jetzt bei dem Großkunde, wo ich gerade bin, gemacht. Wir starten in einem Pilotbereich, einen Monat lang optimieren, testen und wenn der Pilotbereich am Ende sauber funktioniert, rollt man das von dort aus in die anderen Bereiche aus. Also das ist so die Vorgehensweise. Klappt wirklich einwandfrei.

Götz Müller: Ich fand auch diesen Aspekt externe Unterstützung überhaupt nicht verwerflich. Wenn man es nämlich jetzt mal mit einem ERP-System vergleicht, dann ist das ja in seiner Mächtigkeit auch nicht so viel anders wie das, was man halt in der Office 365 Suite nutzt oder eben nicht nutzt und da kenne ich persönlich auch spannende Effekte, was alles von einem ERP-System nicht genutzt wird und dort ist es aber ganz normal, dass ich mir eine externe Unterstützung hole.

Michael Meiss: Klar. Ich sage mal, man kann es selbst probieren, aber dann braucht man drei Jahre. Das sage ich einfach. Ich gehe einfach hin … wie oft habe ich meine Modellfabrik geändert und angepasst? Da ist man ein Stück unterwegs. Und ein ganz blödes Beispiel, was ich immer bringe, ja ich kann Reifen wechseln an meinem Fahrzeug. Ich kann das, aber warum? Ich fahre in die Werkstatt, die machen mir das, dafür haben die alles da. Und in dem Sinne sage ich halt, das Knowhow, was ich mir in vielen, vielen Jahren aufgeschafft habe, meine Erfahrung dahinter, das biete ich halt an und damit sind wir viel schneller unterwegs und die Mitarbeiter bauen nicht Fehler, die bekannt sind, noch mal nach, sondern wir sind in der Einführung viel schneller. Und hier, das ist noch mal wirklich wichtig. Es geht ja nicht bei mir um den Verkauf von Software, sondern es geht ja um den Aufbau von Knowhow. Und das ist einfach die Übermittlung, die Übertragung an die Leute und in der Regel, gerade bei dem Projekt, wo ich im Moment bin, jetzt machen die Leute schon den größten Teil, 80%, selber. Das bauen die selber auf. die haben gesehen, okay, das und das ist die Grundfunktion, die verstehen wir, ja, wie baue ich einen Workflow in Power Automate zum Beispiel, und dann machen die nächsten Anforderungen selber. Dann fragen sie noch mal und jetzt sind wir schon so weit, dass sie Dinge machen und melden einfach nur ab, okay, das haben wir, das haben wir, das haben wir erledigt. Das geht relativ zügig am Ende.

Götz Müller: Ich würde sagen, da kommt dann der Appetit beim Essen.

Michael Meiss: Das kommt beim Essen, die merken, okay, haben wir geschafft, das kann ich doch genauso machen. Und was hier immer wieder auftaucht, in diesen Workshops, oftmals sitzen in den Workshops Leute mit dabei, die mit dem klassischen Shopfloor Management gar nichts zu tun haben, die sitzen da mit drin und hören sich das mit an, weil sie Input geben müssen. Und das kommt ganz oft, dass sie sagen „Hey, was sie gerade erklärt haben, das könnte ich doch eigentlich auch anwenden für den und den Prozess, das könnten wir doch da genauso machen.“, dann sage ich „Danke, genau das ist die Grunderkenntnis.“, genau darum geht es, dass man am Ende viele von diesen, ich nenne es einfach mal Office-Prozessen, ja, dass man die mit abbilden kann. Ich habe heute früh gerade mit einem Kunde noch mal gesprochen, da geht es um Beantragung von Wasser, Wasseraufträgen, also Wasseranschlüsse auf Baustellen. Das hat mit Shopfloor Management mal gar nichts zu tun, aber es ist dasselbe Grundprinzip. Ich habe Listen, ich habe Eingaben, ich muss Entscheidungen treffen innerhalb. Da kann ich dieselben da kann ich dieselben Tools anwenden, über die ich hier rede.

Götz Müller: Gut, sehr spannend. Michael, ich danke dir für deine Zeit, für die Einblicke an der Stille in eine Sache, wo man vielleicht auf den ersten Blick, sagt: Ja, muss man nicht darüber reden und dann aber im Detail doch spannend ist. Deshalb, danke noch mal für deine Zeit.

Michael Meiss: Danke für die Zeit, danke für die Gelegenheit, dass ich das mal darstellen durfte. Ansonsten noch mal noch, eine Einschätzung von mir und, ja, ich habe die letzten 3-4 Wochen viel von deinem Podcast angehört, das ist extrem interessant, sind wirklich sehr viele Aspekte, die da hier hochkommen und dargestellt werden. Ganz klasse und vielen Dank noch mal an der Stelle an dich, dass du das ganze Thema hier organisierst, ist wirklich gut.

Götz Müller: Ja, da danke ich natürlich auch für dein Feedback.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Michael Meiss zum Thema Digitales Shopfloor Management mit Microsoft 365 Apps. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 256.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.