Trotzdem begegnet mir immer mal wieder ein Impuls dazu, der verschiedene Gedanken anstößt, die ich hier mit Ihnen teilen will.
Dieses Mal handelt es sich um einen eher analytischen Artikel rund um Audits, um sich der Fragestellung zu nähern und (eine) Antwort(en) darauf zu finden. Aber lesen Sie selbst.
Ein Audit geht in meinen Augen immer von einer standardisierten Beschreibung eines idealen Soll-Zustands aus. Dieser kann dabei sehr konkret beschrieben werden oder eher abstrakter Natur sein. Grundsätzlich ist aber ein Audit ohne diese Festlegung nicht denkbar. Die Beschreibung des idealen Soll-Zustands kommt in den Audit-Kriterien zum Ausdruck.
Das zweite zwingend notwendige Element eines Audits ist die Erfassung des aktuellen Ist-Zustands im Bezug zu den erwähnten Audit-Kriterien, die den Maßstab des idealen Soll-Zustands bilden.
Bei den Audit-Kriterien gibt es zwei grundsätzliche Ausprägungen, die dann auch Einfluss auf die Art der Erfassung haben.
Entweder sind die Audit-Kriterien als eher geschlossenen Fragen formuliert – die entweder digital mit erfüllt bzw. nicht erfüllt oder mit analogen Abstufungen zwischen diesen beiden Polen beantwortet werden – oder es handelt sich um eher offene Fragestellungen, die frei formulierte Antworten und Beschreibungen des aktuellen Ist-Zustands erfordern. Letzteres macht die Erfassung des aktuellen Ist-Zustands anspruchsvoller, ebenso wie die weitere Arbeit mit den Audit-Ergebnissen.
Aus der Erfassung des aktuellen Ist-Zustands leiten sich dann Lücken zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand ab, was typischerweise die Basis für eine Problemstellung ist und der weiteren Arbeit mit den Audit-Ergebnissen dient. Hier dürfte jetzt schon klar werden, dass offene Audit-Kriterien im Sinne offener Fragestellungen auch anspruchsvoller für die weitere Arbeit damit sind.
An dieser Stelle können wir auch schon mal ein Zwischenfazit ziehen: Bis jetzt haben Audits noch nichts besser gemacht. Sie haben zwar Lücken zwischen die idealen Soll-Zustand und dem aktuellen Ist-Zustand aufgezeigt, aber es ist faktisch noch nichts besser geworden, weil es ja mit der Feststellung an sich noch keine Veränderung gab.
Die standardisierte Form der Beschreibung des idealen Soll-Zustand und der daraus resultierenden Audit-Kriterien sind auch die Basis für Vergleiche verschiedener Ist-Zustände.
Dabei gibt es wieder zwei grundlegende Formen: Entweder handelt es sich um zeitlich getrennte Auditierung ein und derselben Sache, um Veränderungen über die Zeit hinweg festzustellen, oder es handelt sich Auditierungen unterschiedlicher „Sachen“, die aber zumindest anhand der Audit-Kriterien vergleichbar sein sollten.
Speziell aus dieser zweiten Form der vergleichenden Auditierung kommt dann ein erstes Problem im Bezug auf die übergreifende Fragestellung des Artikels zum Ausdruck.
Damit meine ich die fehlende Anpassung an die individuelle Situation der auditierten „Sache“, bspw. eines Unternehmens. Dabei geht es mir noch nicht mal um die unterschiedlichen Blickwinkel, wie sie bei internen und externen Audits auftreten können (ohne, dass ich hier einer der beiden Formen einen Vorzug geben oder ihr Vorteile zusprechen will).
Es geht mir einfach darum, dass einzelne Fragestellungen der Audit-Kriterien für unterschiedliche „Sachen“ unterschiedliche Relevanz haben können. Das liegt im Grunde in der Natur der Sache begründet (böses Wortspiel ;-) und führt in letzter Konsequenz zumindest den vergleichenden Charakter von Audits ad absurdum – was aber nicht desto trotz ein zentrales Element bleibt.
– Werner Niefer
Aus der angenommenen Ignoranz der unterschiedlichen Relevanz ergibt sich typischerweise auch eine fehlende Priorisierung bzgl. der Schlussfolgerungen und abzuleitender Konsequenzen in Form von Maßnahmen (dazu kommen wir auch noch mal).
An dieser Stelle will ich aber noch einen weiteren Aspekt einschieben, der sich typischerweise aus zeitlich getrennten Auditierungen ergibt. Dabei muss es nicht zwingend einen kausalen Zusammenhang geben, aber die erkennbaren Korrelationen sprechen meines Erachtens für sich selbst.
Der Punkt, auf den ich hier raus will, ist die zumindest latent vorhandene Gefahr, dass zeitlich getrennte Audits (bei klassisch größeren Abständen, bspw. im Jahresrhythmus) kontinuierliche Entwicklungen und Verbesserungen eher behindern als fördern.
Kommen wir jetzt zum Schluss auf das in meinen Augen größte Problem von Audits, das damit eine positive Antwort auf die übergeordnete Fragestellung auch eher verhindert.
In meiner Wahrnehmung fehlen den Audits selbst praktisch immer konkrete Maßnahmen zur Schließung der Lücke zwischen Soll- und Ist-Zustand. Grundsätzlich lässt sich das mit der schon angedeuteten Individualität der bewerteten Situationen begründen, was dann aber wieder mit der generellen Einsetzbarkeit von Audits im Konflikt steht und in der Konsequenz auch den Sinn und Zweck in Frage stellt.
Hier könnte man durchaus auch argumentieren, dass das halt immer die individuelle Aufgabe (des Unternehmens) bleibt, aber die starke Überhöhung der Bewertungskriterien impliziert in meiner Wahrnehmung oft eine (unbewusste) Erwartungshaltung an ein Audit, dem es nicht genüge tun kann.
In der letzten Konsequenz kann die Antwort auf die übergeordnete Fragestellung also nur lauten …
Audits macht NICHT besser! Das können höchstens die Maßnahmen leisten, die man nach dem Audit aus dem Ergebnis ableiten. Das passiert aber nicht von alleine, sondern bedarf weiterer Initiative und Anstrengungen.
Jetzt wäre es aber schon fast langweilig, wenn ich zum Schluss nicht doch noch eine Sache hätte: One more thing …
Bezogen auf viele der genannten „Defizite“ von Audits, gibt es doch eine Ausnahme!
Layered Process Audits
Da gibt es die Individualität der Kriterien, weil man sich die nämlich selbst überlegen und im Laufe der Zeit anpassen muss.
Da gibt es ganz einfache Kriterien, weil es maximal geschlossene Fragen sind, die nur mit erfüllt oder nicht erfüllt beantwortet werden können.
Da gibt es die eingebaute Priorisierung, weil alle Kriterien erstmal grundsätzlich gleichrangig sind ;-)
Da gibt es die definierten Maßnahmen, zumindest den immanenten Zwang, diese sofort zu ergreifen, die auch immer direkt mit jedem einzelnen Kritierium gekoppelt sind.
Da gibt es die kontinuierliche Entwicklung, weil eine Maßnahme zu jedem einzelnen Kriterium sofort ergriffen wird und die Kriterien selbst einer kontinuierlichen Entwicklung unterliegen.
[1] Warum Audits ein Fluch sind[2] Lohnen sich (Lean) Audits oder Awards?
Wenn Sie mehr über Layered Process Audits wissen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir über dieses Formular auf oder greifen Sie einfach zum Telefon und rufen Sie mich unter 0171-7342717 an.
Falls die Umstände für Sie aktuell eine Kontaktaufnahme verhindern, legen Sie sich doch eine Wiedervorlage an.
Frage: Welche Erfahrungen haben Sie mit Audits gemacht? Welche Konsequenzen haben sich daraus ergeben? Was hat sich dabei verbessert?
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